Przewoźnik uruchamia na zamówienie, w miarę możliwości eksploatacyjnych, pociągi nadzwyczajne dla przejazdów jednorazowych grup podróżnych na następujących warunkach:

  1. Wniosek o uruchomienie pociągu nadzwyczajnego powinien być złożony na piśmie do Warszawskiej Kolei Dojazdowej sp. z o.o., co najmniej na 14 dni przed zamierzonym terminem wyjazdu pociągu, w formie:

    - pisemnej – poprzez wypełnienie/złożenie formularza „Zamówienie pociągu nadzwyczajnego”
    - mailowej – poprzez złożenie skanu podpisanego przez organizatora „Zamówienie pociągu nadzwyczajnego” na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

  2. Wniosek powinien zawierać: nazwisko i adres zamawiającego (nazwę i adres instytucji), cel przejazdu, stacje na których przewidywane jest wsiadanie lub wysiadanie uczestników grupowego przejazdu, liczbę i miejsca zatrzymania pociągu na szlaku w celu wykonania zdjęć, nazwę stacji wyjazdu, imię, nazwisko i adres przewodnika grupy, liczbę osób, itp. dane potrzebne dla uruchomienia pociągu.
  3. O możliwości przydzielenia pociągu nadzwyczajnego przewoźnik zawiadamia wnioskodawcę, wyznaczając termin dla uiszczenia w kasie biletowej, znajdującej się w  siedzibie Spółki WKD lub przelewem na wskazany rachunek bankowy opłaty za przydzielenie pociągu nadzwyczajnego. Przewoźnik zobowiązany jest również zawiadomić zamawiającego o braku możliwości zrealizowania wniosku.
  4. Pociąg nadzwyczajny może być uruchomiony w składzie 1 lub 2 elektrycznych zespołów trakcyjnych.
  5. Opłata za przebieg pociągu nadzwyczajnego wskazana jest w Załączniku do TOB (Wykaz innych opłat przewozowych).
  6. W razie uwzględnienia wniosku o uruchomienie pociągu nadzwyczajnego, zamawiający opłaca należność, zgodnie z pkt 3, najpóźniej na 3 dni przed mającym nastąpić uruchomieniem pociągu nadzwyczajnego. Następnie we wskazanym wyżej terminie zamawiający obowiązany jest przedłożyć wyznaczonemu pracownikowi przewoźnika dowód opłacenia należności, w przeciwnym razie przewoźnik uważa pociąg za odwołany przez zamawiającego.
  7. Kasa dokonuje odprawy od razu na przejazd „tam i z powrotem”, przy czym czas ważności biletu zbiorowego jest równy okresowi, na jaki został ustalony przejazd pociągu nadzwyczajnego.
  8. Rzeczy zabierane przez podróżnych do pociągów nie mogą powodować zanieczyszczenia i uszkodzeń wagonów.
  9. W uzasadnionych przypadkach ubiegający się o przydzielenie pociągu nadzwyczajnego może złożyć pisemny wniosek później niż na 7 dni przed terminem zamierzonego wyjazdu. Jeżeli przewoźnik ma możliwość zrealizowania zamówienia, uwzględnia wniosek pod warunkiem uprzedniego wpłacenia we wskazanej wyżej formie zarówno opłaty za przydzielenie pociągu, jak i opłaty za przebieg pociągu oraz przedłożenia do wglądu dowodów zapłacenia tych należności.
  10. Na żądanie zamawiającego, Warszawska Kolej Dojazdowa sp. z o.o. może przydzielać składy pociągów dla wykonania operacji manewrowych w obrębie stacji lub na szlaku dla celów specjalnych (np. kinematograficznych); za przydzielenie takich składów oraz za wykonanie operacji manewrowych pobiera się opłaty ustalone przez Przewoźnika.
  11. Opłata za przydzielenie pociągu nadzwyczajnego podlega zwrotowi w przypadku:
    • nie przydzielenia pociągu przez przewoźnika,
    • odwołania zamówionego pociągu przez organizatora przejazdu co najmniej na 3 dni przed terminem wyjazdu. W takim wypadku od opłaty podlegającej zwrotowi potrąca się 50% tytułem odstępnego.
  12. Opłata za przydzielenie pociągu nadzwyczajnego nie podlega zwrotowi, jeżeli organizator przejazdu odwoła zamówienie w terminie krótszym niż 3 dni.

Istnieje możliwość zamówienia pociągu nadzwyczajnego na potrzeby filmu, reklamy itp. na warunkach określonych w pkt 1-9.